Masz pomysł na stronę internetową, system wymiany danych, a może aplikację, która pozwoli zautomatyzować pewne procesy w Twojej firmie? To dobra wiadomość, bo możemy skutecznie Ci w tym pomóc Zanim jednak skontaktujesz się z nami, lub jakimkolwiek innym software housem, warto wiedzieć, co ułatwi Ci dokonanie wyboru dostawcy usług IT.

Z tego artykułu dowiedz się:

Napisz brief strony internetowej

Brief to krótki dokument (do 5 stron), który zbiera informacje na temat Twojego projektu. Pełni on 3 funkcje. Z jednej strony, pozwala Tobie sprecyzować swój pomysł. Z drugiej, ułatwia wykonawcy zorientować się w założeniach i wielkości przedsięwzięcia. Z trzeciej, pomaga zebrać oferty od wszystkich uczestników konkursu ofert.

Na początku briefu powinien znaleźć się cel projektu, czyli odpowiedź na pytanie co dzięki projektowi chcesz osiągnąć lub czego chcesz uniknąć. Paradoksalnie jest to najważniejszy element całego projektu. Dlaczego? Otóż w trakcie precyzowania z dostawcą założeń, będą pojawiać się coraz to nowe pomysły, które niczym syreni śpiew roztoczą kuszącą wizję (często nierealnej) przyszłości. Jasno sprecyzowany cel pozwoli Ci szybko wrócić na ziemię – wystarczy, że zadasz sobie sakramentalne pytanie: czyta funkcja jest niezbędna do realizacji mojego celu.

Krótki opis Twojego pomysłu najlepiej z przykładami. Mogą to być wzory całych już istniejących rozwiązań. Ale mogą to być również pojedyncze funkcje, które chcesz zaimplementować do swojego produktu. I nie chodzi tu o kopiowanie, ale o precyzyjniejsze przekazanie informacji o Twoich potrzebach, co bezpośrednio wiąże się z uzyskaniem precyzyjniejszej wyceny.

Twarde dane, czyli wszystkie must have, które muszą zostać uwzględnione np.

Informacje o Twojej firmie (wielkość, branża, użytkownicy tworzonego rozwiązania itd.) również są mile widziane. Dzięki temu wykonawca nie tylko zyska wyobrażenie o Twoich potrzebach, ale również dasz mu szanse oddelegować do projektu kogoś, kto ma już doświadczenie w takim czy podobnym zagadnieniu.

Budżet i termin. Budowa każdego rozwiązania informatycznego to projekt, który ma 3 składowe: pieniądze, czas i zakres – jest to tzw. trójkąt projektowy. Innymi słowy, jeśli zakres projektu jest duży, to odpowiednio większe powinny iść za tym nakłady finansowe i czasowe. Założenia co do budżetu i terminu ułatwią agencji doradzenie najlepszego rozwiązania dla Ciebie. Bo może wcale nie potrzebujesz budować nowy system od zera. Równie dobrze Twoja potrzeba może być zaspokojona przez odpowiednie dostosowanie rozwiązania już istniejącego na rynku.

W mailu koniecznie wyznacz deadline odpowiedzi na zapytanie.

Zorganizuj efektywne spotkanie z software housem

Brief jest jak ogłoszenie na portalu randkowym. Opisujesz w nim swoją wizję produktu, tego co chcesz dostać. Im precyzyjniej to zrobisz, tym większa szansa na znalezienie chętnej osoby, która tę wizję pomoże Ci zrealizować. Nic jednak tak nie weryfikuje rzeczywistości jak randka, a w tym przypadku spotkaniez potencjalnym dostawcą usług IT.

Nawet jeśli brief jest dobrze napisany, to po drugiej stronie jest człowiek, który go czyta i różnie go rozumie. W rezultacie ma rozmaitepomysły na rozwiązanie jakiegoś zagadnienia.Zatem nie zdziw się, jak na spotkaniachkandydaci na dostawcę usługi IT będą zadawać Ci pytania, na które teoretycznie odpowiedź powinni sami znaleźć w briefie. Oni po prostu chcą się upewnić, że tak samo rozumiecie daną kwestie.

Dlatego tak ważne są wszelkiego rodzaju przykłady zastosowań, realnych problemów użytkownika.

Aby nie tracić czasu, w spotkaniach powinny uczestniczyć osoby, które:

Jest to istotne, bo często na takim zebraniu pojawiają się kwestie, o których wcześniej nikt nie pomyślał. I kiedy padną, poszczególni interesariusze mogą szybko udzielić odpowiedzi doprecyzowującej lub wypracować wspólne stanowisko.

W takim spotkaniu dobrze, gdy uczestniczy moderator. Może to być ktoś z Twojej firmy lub od dostawcy usługi (iDMK często wyznacza taką osobę po swojej stronie). Moderator nie tylko przypilnuje czas, ale także będzie czuwał, aby spotkanie zrealizowało cel, czyli pomogło dostawcy usługi IT zrozumieć potrzebę i składane wymagania.No i na koniec sporządzi notatkę ze spotkania, czy też zaktualizuje brief.

Spotkania z potencjalnymi wykonawcami to także okazja do nawiązania relacji międzyludzkich. Umówmy się. Czasem od razu czuć, że z tej mąki chleba nie będzie. A projekt informatyczny to raczej dłuższa wyprawa, w którą warto wybrać się z ludźmi, których choć trochę się lubi.