Postępująca cyfryzacja i digitalizacja zmusza przedsiębiorstwa do współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług IT. Aby przebiegała ona w bezpieczny sposób, warto zobowiązać kontrahentów do zachowania w tajemnicy przekazanych danych o Twojej organizacji.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest NDA?
- Na co zwrócić uwagę podpisując NDA?
- Dlaczego warto podpisać umowę NDA?
Czym jest NDA?
NDA to skrót pochodzący od angielskiego wyrażenia Non-DisclosureAgreement, który w polskim prawie określany jest umową o zachowaniu poufności. Zadaniem takiej umowy jest zabezpieczenie różnego typu ściśle określonych informacji, które mają newralgiczne znaczenie dla prowadzenia Twojej firmy. Innymi słowy, podpisując NDA, strony zobowiązują się do zachowania tajemnicy co do szczegółów prowadzonych rozmów, a nawet (jeśli jest to odpowiednio zapisane) do zakazu stworzenia konkurencyjnego projektu.
Zwyczajowo taką umowę podpisują strony, których nie łączy jeszcze żadna umowa mogąca regulować kwestie związane z wymianą informacji. Natomiast zapisy o zachowaniu poufności mogą znajdować się także w innych dokumentach, będąc po prostu dodatkowym punktem w umowie.
Powodów do podpisania NDA może być wiele, zwłaszcza że zależą one od celu prowadzonych rozmów. W przypadku współpracy z firmą IT przesłankami do podpisania umowy o zachowaniu poufności mogą być:
- ujawnianie informacji o przepływach procesów w firmie celem ich automatyzacji lub robotyzacji,
- dzielenie się pomysłem na biznes w internecie, do którego realizacji trzeba zlecić budowę strony lub aplikacji,
- wymagania wynikające z przepisów RODO, gdy przekazywana jest baza Twoich klientów,
- ujawnienie kodów lub algorytmów systemów informatycznych wykorzystywanych przez Twoją firmę np. w celu zbadania możliwych integracji,
- zdradzanie wewnętrznego know-how np. o sposobach pozyskiwania i obsługi klientów w celu postawienia dedykowanego systemu klasy CRM.
Szukasz wykonawcy usługi IT? Przeczytaj artykuł, jak napisać skuteczne zapytanie ofertowe, czyli brief.
Na co zwrócić uwagę podpisując NDA
Podpisując umowę o zachowaniu poufności, warto pamiętać o pewnej zależności. Im umowa NDA jest precyzyjniejsza, tym lepiej chroni Twoje interesy. W praktyce oznacza to, że łatwiej będzie wykazać przed sądem, że doszło do naruszeń. Dlatego warto zwrócić uwagę na kilka kwestii.
Po pierwsze, dokładne określenie stron umowy. Może oprócz nazwy firmy Twojego kontrahenta, warto pokusić się o umieszczenie nazwisk konkretnych osób, które uczestniczą w projekcie. W szczególności jeśli współpracują oni z potencjalnym usługodawcą na umowach B2B, czyli są jego podwykonawcami.
Po drugie, sprecyzowanie co według Twojej firmy uznawane jest za informację poufną. Przykładowo mogą to być: wyniki konkretnych badań rynkowych, bazy danych Twoich klientów, dane techniczne, wypracowany model biznesowy, know-how itd. Unikaj szerokich i niejasnych sformułowań typu informacja ważna dla działania przedsiębiorstwa.
Po trzecie, czas trwania umowy. Kiedy wchodzi w życie i do kiedy obowiązuje. Brak konkretnej daty wygaśnięcia umowy jest równoznaczne z możliwością jej wypowiedzenia.
Po czwarte, obowiązki stron. Mogą one być różne. Od zasad przekazywania poufnych informacji, przez zasady postępowania i ich zabezpieczania, po procedury postępowania w przypadku ich wycieku.
Nie należy pomijać kwestii kary umownej, choć tu trzeba wspomnieć, że Twoje interesy będą i tak chronione przez zapisy prawne wynikające z odpowiednich ustaw. Klauzula informacyjna RODO oraz wszelkie postanowienia końcowe, np. liczba egzemplarzy umowy czy placówka sądowa, która będzie rozpatrywała ewentualny spór; też powinny zostać uwzględnione.
Warto też wspomnieć, że dział prawny iDMK przygotował wzór umowy NDA, z którego chętnie korzystają klienci firmy. Dużą zaletą dokumentu jest fakt, że gdyby pojawiła się potrzeba większego doprecyzowania umieszczonych w niej zapisów, to bez problemu można to zrobić. W końcu najważniejsze jest, aby obie strony czuły się pewnie siadając do stołu.
Dlaczego warto podpisać umowę NDA
Niezależnie od rodzaju, umowy podpisuje się na złe czasy, czyli na wszelki wypadek. Ich zadania to ochrona interesów, a także łatwiejsze wyegzekwowanie swoich praw. To jak dobrze zabezpieczysz swoją firmę lub pomysł na biznes, zależy od zapisów w umowie.
Dlatego w umowie NDA warto wskazywać cel, w jakim będziesz dzielić się poufnymi informacjami. Szczególnie jest to kluczowe, gdy tworzysz innowacyjne rozwiązanie. Takie, które może zrobić z Twojej firmy jednorożca, czyli startup wart co najmniej miliard dolarów. Czego serdecznie Ci życzymy!