Każdy projekt, czy to IT, czy marketingowy, powinien zacząć się od briefu. To stosunkowo krótki dokument, który zbiera wszystkie istotne informacje dotyczące Twojej firmy i planowanego przedsięwzięcia. W tym artykule opowiemy nieco więcej o briefie projektowym. Jak powinien wyglądać? Co powinien zawierać? I przede wszystkim – dlaczego jest on tak ważny (dla Ciebie, jako klienta, także)?
Usługi IT są najczęściej szyte na miarę. Oznacza to, że takie projekty są realizowane od podstaw według wymagań i wytycznych firmy je zlecającej. Nie ma tutaj mowy o kopiowaniu gotowych rozwiązań. Każdy projekt jest inny, musi spełniać inne kryteria i trafiać w gusta różnych grup odbiorców. Kolejna istotna kwestia to fakt, że w IT podobne cele można osiągnąć na kilka różnych sposobów. Czy każdy będzie równie dobry? Nie, to zależy od wielu czynników, takich jak:
- oczekiwania klienta,
- planowany budżet,
- grupa docelowa,
- cel, jaki dany projekt ma osiągnąć.
Rola briefu projektowego
Aby dobrze zrozumieć, dlaczego brief jest tak ważny, posłużmy się prozaicznym przykładem – kupno samochodu. Nie wystarczy, że pójdziesz do salonu i powiesz, że chcesz kupić auto. Na rynku przecież znajdziesz całą masę modeli – od małych sportowych aut, po siedmioosobowe vany. Masz do wyboru różne silniki, napędy i niekończącą się listę dodatkowych opcji. Kluczowe jest zatem, abyś wiedział, jaki dokładnie pojazd chcesz kupić, do czego będziesz go wykorzystywać i ile możesz na niego wydać. Jeśli zaniedbasz ten etap, prawdopodobnie okaże się, że wyjedziesz ze wspomnianego salonu samochodem, który nie do końca Ci odpowiada, albo nie ma potrzebnych funkcji.
Dokładnie tak samo wygląda to w świecie IT. Hasło „aplikacja webowa” to dopiero początek. Firma, która ma pomóc Ci stworzyć taką aplikację, musi wiedzieć:
- Jakie mają być możliwości tej aplikacji – co ona ma robić?
- Kto będzie z niej korzystać i w jakim celu?
- Jak ma ona wyglądać?
- Jaką rolę ma ona pełnić z biznesowego punktu widzenia?
- W jakim modelu ma ona działać?
- Jaki jest harmonogram projektu (kiedy chciałbyś otrzymać gotowy produkt) i maksymalny budżet?
To dobry początek do dalszych rozmów. Idźmy dalej. Zdarza się, że klient ma konkretne oczekiwania względem wykorzystywanych technologii (np. języka programowania) lub wyglądu aplikacji.W innych wypadkach konieczne jest, aby ten nowy produkt współdziałał z Twoim aktualnym ekosystemem IT. Wszystkie te wymagania należy uwzględnić w briefie.
Dobrze jest też prześledzić działania konkurencji. Może się bowiem okazać, że na rynku jest już dostępne bardzo podobne rozwiązanie i Twoja aplikacja musi zostać zaprojektowana tak, aby uniknąć oskarżeń o plagiat.
Dopiero mając te wszystkie dane, firma programistyczna, z którą będziesz współpracować, będzie w stanie dostarczyć dokładnie taki projekt, jakiego oczekujesz.
Brief ważny także dla klienta
Z drugiej strony, brief projektowy może pomóc również Tobie. Konieczność przygotowania tych wszystkich informacji pomaga lepiej skupić się na nowym projekcie i jeszcze raz dobrze go przemyśleć. Może się zdarzyć, że w briefie znajdziesz pytanie, o którym w ogóle nie pomyślałeś. W takim wypadku wykorzystaj tę okazję, aby zgromadzić więcej informacji i zastanowić się, czego tak naprawdę oczekujesz. Takie „zaskakujące” pytania mogą stanowić przyczynek do wprowadzenia koniecznych zmian jeszcze przed rozpoczęciem prac. A to z kolei może Cię uchronić przed zbędnymi wydatkami lub straconym czasem.
Chcesz zlecić projekt IT?
Zacznij od wypełnienia briefu!
Generalnie rzecz ujmując, każda poważna firma IT poprosi Cię o przedstawienie briefu przed przystąpieniem do pracy. Nikt nie będzie ryzykować tworzenia aplikacji czy innego rozwiązania IT bez dobrej znajomości założeń projektu i oczekiwań. Jeśli natomiast zastanawiasz się, co należałoby dokładnie uwzględnić w briefie projektowym, to mamy dobrą wiadomość.
Nasz brief zawiera wszystkie istotne pytania, które chcemy Ci zadać przy okazji Twojego planowanego zlecenia. Przy kilku pytaniach znajdziesz też dodatkowe wskazówki, które umożliwią Ci przygotowanie wyczerpującej odpowiedzi.
Jeśli natomiast dysponujesz dodatkowymi materiałami, np. specyfikacją techniczną, makietami lub nawet prostymi szkicami obrazującymi Twoją wizję – po prostu prześlij je nam, jako załączniki do briefu. W ten sposób będziemy mieli łatwy dostęp do wszystkich potrzebnych nam danych.
Na tej podstawie możemy dokładnie przeanalizować Twoje zlecenie i wrócić do Ciebie z wyceną lub dodatkowymi pytaniami. Najczęściej staramy się to robić w ciągu 3-5 dni roboczych.
Wypełniony brief prześlij na adres contact@idmk.pl. My zajmiemy się resztą!