Dlaczego warto zautomatyzować procesy wewnątrz firmy?
Gdybyśmy mieli wskazać jeden dominujący trend we współczesnym biznesie, byłaby to automatyzacja. Jest ona obecna w prawie każdym sektorze – od przemysłu i produkcji po IT i marketing. Firmy, które wykorzystują automatyzację zachodzących procesów,korzystają z wielu korzyści tego rozwiązania, żeby wspomnieć tylko o oszczędnościach czasowych. W tym artykule pokażemy Ci, jak automatyzacja wpływa na codzienną pracę firmy i dlaczego warto ją rozważyć.
Na początek wyobraź sobie firmę, która nie korzysta z automatyzacji. Zdecydowana większość organizacji jeszcze w latach 90. działała w ten sposób. Wszystkie czynności trzeba było wykonać ręcznie, od wysyłki ofert, zamówień, przez wystawianie faktur i dokumentów księgowych, aż po obsługę klienta. Co ciekawe, tego typu podejście do biznesu wciąż jest zauważalne w niektórych organizacjach.
Jednak taki sposób prowadzenia przedsiębiorstwa jest powolny i nieefektywny. Konieczność ręcznej realizacji podstawowych zadań skutkuje tym, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy, nie macie wystarczającej ilości czasu na:
- zwiększanie sprzedaży,
- planowanie i wdrażanie długoterminowego planu rozwoju,
- szukanie nowych rozwiązań, które mogą ułatwić dalszy wzrost.
Innymi słowy, brak automatyzacji skazuje firmę na marnowanie czasu na wykonywanie prostych i powtarzalnych czynności. To z kolei skutkuje:
- zmniejszoną motywacją do pracy,
- większą podatnością na błędy,
- brakiem kreatywności,
- niższą jakością wykonywanej pracy,
- przewagą konkurencji nad Twoją firmą.
A teraz zobaczmy, jak może wyglądać sytuacja tej samej firmy, która postanowiła zautomatyzować szereg procesów.
Życie po automatyzacji
Jeszcze w 2017 roku firma consultingowa McKinsey& Company[1] przeprowadziła badanie, z którego wynikało, że około 60% zawodów/realizowanych zadań można zautomatyzować przynajmniej w 30%. Około 5% zadań można zautomatyzować w 100%. Prawdopodobnie dzisiaj te wyniki byłyby nieco inne, ale to badanie dobrze pokazuje, że automatyzacja jest możliwa, także w Twojej firmie.
Inny raport[1] wskazuje, jakie korzyści płyną z automatyzacji. Oto one:
- zmniejszoną motywacją do pracy,
- większą podatnością na błędy,
- brakiem kreatywności,
- niższą jakością wykonywanej pracy,
- przewagą konkurencji nad Twoją firmą.
Firma, która wdroży automatyzację, pracuje lepiej i wydajniej. Może poświęcić czas na planowanie rozwoju i wdrażanie tej strategii. Może skupić się na lepszej obsłudze klienta. W końcu ma czas, żeby poradzić sobie z różnymi wyzwaniami, zamiast wiecznie odsuwać je w czasie.
Czy ta wizja nie brzmi atrakcyjnie? Ale to nie jest tylko wizja. To rzeczywistość wielu firm, a wkrótce być może także Twojej! Aby to osiągnąć, najpierw trzeba poznać odpowiedź na dwa pytania:
- Co można zautomatyzować?
- Jak zabrać się za temat automatyzacji?
Zacznijmy od pierwszego pytania:
Co można zautomatyzować?
W 2021 roku odpowiedź brzmiprawie wszystko. Firmy wykorzystują obecnie zaawansowane platformy B2B i programy CRM, które automatyzują:
- przepływ informacji (np. między marketingiem a sprzedażą lub sprzedażą a księgowością),
- wykonywanie powtarzalnych zadań (wystawianie dokumentów sprzedażowych, przygotowywanie umów, wysyłkę e-maili do klientów),
- kampanie marketingowe (dzisiaj często wystarczy utworzyć kampanię, reszta "dzieje się sama"),
- procesy produkcyjne i logistyczne (od lokalizowania towaru w magazynie, przez przygotowanie paczki do wysłania, aż po druk listu przewozowego dla kuriera).
Idąc dalej, można wspomnieć też o nowoczesnych technologiach, takich jak sztuczna inteligencja i Internet Rzeczy. Umożliwiają one automatyzację obsługi klienta (poprzez chatboty i voiceboty), pomiar różnego rodzaju wskaźników (rozwiązanie bardzo przydatne w firmach produkcyjnych, które niejednokrotnie muszą mierzyć setki wskazań jednocześnie), a nawet pozyskiwanie nowych klientów. Tak, odpowiednio zaprojektowana strona internetowa w połączeniu z zaawansowanym oprogramowaniem CRM może prawie w 100% zautomatyzować zbieranie kontaktów do potencjalnych klientów.
Jak zacząć automatyzować pracę?
Po pierwsze, należy dokładnie przeanalizować, jakie czynności zajmują najwięcej czasu w Twojej firmie. Mając taką listę, możesz sprawdzić, czy istnieje oprogramowanie, które może je zautomatyzować. W wielu przypadkach znajdziesz kilka takich programów. Porównaj ich możliwości, zobacz, jak kształtują się plany cenowe i wykorzystaj bezpłatny okres próbny (zdecydowana większość producentów udostępnia taki okres) i zobacz, jak dane rozwiązanie zadziała w Twojej firmie.
Pamiętaj też, że zaawansowane platformy B2B i CRMy umożliwiają automatyzację wielu czynności w ramach jednego systemu. W efekcie firma pracuje w uporządkowany sposób i nie musi poświęcać czasu na konfigurację i uczenie się wielu różnych aplikacji.
Jeśli chciałbyś wdrożyć automatyzację w swojej firmie i potrzebujesz pomocy – zespół iDMK jest do Twojej dyspozycji! Wdrażanie systemów automatyzujących pracę to nasza specjalizacja. Poprowadzimy Cię po kolei przez cały proces, od zaprojektowania rozwiązania dla Twojej firmy, aż po kompleksowe jego wdrożenie i późniejszą aktualizację w miarę potrzeb.
- https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/featured%20insights/digital%20disruption/harnessing%20automation%20for%20a%20future%20that%20works/a-future-that-works-executive-summary-mgi-january-2017
- https://clockify.me/time-spent-on-recurring-tasks